La BPM (Business Process Management) tiene como finalidad mejorar las operaciones y procesos internos de las empresas para que se puedan alcanzar los objetivos estratégicos deseados. En este artículo nos enfocaremos en explicar qué es la BPM, cuáles son sus funciones y porque son esenciales para la optimización y automatización de procesos empresariales.
Conceptos Principales BPM
En el mundo empresarial y pyme, la eficiencia, agilidad y automatización de procesos juegan un papel clave en la optimización de áreas internas.
Para empezar a entender los problemas diarios en los procesos empresariales y como solucionarlos, es importante comenzar con la explicación y definición de qué es BPM (Business Process Management) para luego comprender cuáles son sus cualidades y beneficios a la hora de elegirlo.
BPM es una disciplina gerencial y organizativa que busca mejorar y optimizar los resultados empresariales a través del análisis y control de todos los procesos que están presentes en forma conjunta e individualizada. Ayuda y permite realizar un análisis actual e identificar cuáles son las áreas de oportunidad para conseguir que la organización sea más eficiente. Estos análisis permiten a cada área hacer una introspección de que es lo que se está haciendo de manera ineficiente y cuáles son los puntos por mejorar.
Un punto central para tener en cuenta el significado BPM es que los procesos los considera como partes interconectadas en un sistema y no separadas de manera individual. El objetivo es alinear todos los aspectos de la organización, desde las personas hasta la tecnología, para tener una ejecución fluida y armoniosa.
Importancia y Beneficios de BPM para Empresas
La BPM ayuda a tener una visualización general de la empresa y sus procesos: desde el comienzo hasta donde terminan. La información recopilada en el análisis permite encontrar y determinar las áreas y lugares que están siendo ineficientes y entorpeciendo una gestión correcta y productiva. Sin una organización interna, los procesos de la empresa pueden tener fallas, redundancias, ineficiencias operativas y lentitud.
El sistema BPM busca indirectamente generarle valor al cliente a través de la coordinación de todos los procesos internos de la empresa. Permite definir y reflejar de forma transparente los procesos del negocio. La idea es alinear todos los procesos para consecuentemente llegar a los objetivos empresariales.
Beneficios
La adopción del BPM software puede generar una serie de beneficios y mejoras de productividad para las organizaciones y sus empleados:
- Eficiencia Operativa: La automatización y optimización de procesos conducen a una mayor eficiencia operativa con la reducción de la duplicación de esfuerzos y minimización de los errores. Además, se aumenta y mejora el número de actividades ejecutadas en simultáneo eficientemente. Se disminuye el tiempo de comunicación entre todas las áreas de la empresa.
- Agilidad: Con procesos bien definidos y adaptables, las organizaciones pueden responder de manera más ágil a cambios en el entorno empresarial ya que se crea un flujo de manera de trabajar que es claro y fácil de continuar en el tiempo.
- Mejora de la Calidad: La monitorización constante permite la identificación temprana de problemas y la implementación de soluciones, mejorando la calidad de los productos y servicios. Permite conocer en su totalidad cómo se está desempeñando el proceso de negocio actual y de qué manera solucionarlo para poder prolongarlo en forma continua e integrada.
- Visibilidad y Transparencia: El BPM proporciona una visión clara de cómo funcionan las operaciones, lo que facilita la toma de decisiones informadas. También, minimiza el tiempo de acceso a la información por medio del análisis y organización de recursos dentro de la empresa como documentación y base de datos.
- Innovación: Al liberar recursos a través de la automatización, las empresas pueden centrarse en la innovación y en la creación de nuevas oportunidades. Al reestructurase y digitalizarse los pasos del proceso de negocio, se reduce la complejidad, así como se lleva una mayor estabilidad y transparencia dentro de la empresa.
Funciones Claves
- Identificación y Diseño de Procesos: El primer paso es reconocer los procesos clave dentro de una empresa y definir cómo deberían fluir idealmente en un futuro. Esto implica la creación de mapas de procesos que ilustran las etapas, las responsabilidades y las interacciones entre cada paso para que se intenten desarrollar de la manera más eficiente posible.
Además, se establecen una serie de estrategias y objetivos empresariales que deben alcanzarse con el desarrollo del proceso empresarial:
- Objetivos estratégicos
- Visión, misión y valores
- Valor del Cliente
- Indicadores de negocio
- Automatización y Ejecución: Con el diseño en su lugar, el BPM busca la automatización de tareas y actividades mediante el uso de herramientas tecnológicas. Esto reduce la dependencia de tareas manuales propensas a errores y permite una ejecución más consistente. Al mismo tiempo, determinar cuáles tareas o áreas no están agregando valor al cliente ni a la empresa, para poder optimizarlas o directamente eliminarlas.
- Monitorización y Control: El seguimiento y rastreo continuo es esencial para evaluar el rendimiento de los procesos implementados. El BPM software utiliza métricas y análisis para medir el tiempo de ciclo, tasa de defectos, los recursos, productividad y la calidad involucrada en cada proceso. Esto permite la detección temprana de problemas y la toma de decisiones informadas para una correcta optimización de las distintas áreas.
- Optimización y Mejora Continua: Basándose en los datos recopilados, el BPM busca identificar y supervisar áreas de mejora. Los procesos se ajustan y optimizan de manera continua para aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. En esta etapa se suele aplicar nuevas propuestas para corregir las que no estaban siendo eficientes.
BPM Low Code de Creatio
El BPM software de Creatio ofrece a las empresas una transformación y soluciones integrales para facilitar el proceso de desarrollo colaborativo sin necesidad de tener conocimiento de programación:
- Esta plataforma contiene un conjunto de herramientas y capacidades para permitir a las empresas modelar, automatizar, ejecutar y optimizar procesos.
- Contiene una biblioteca de vistas, widgets y plantillas predefinidas para con facilidad diseñar, organizar y modificar los datos e información.
- Permite la automatización de flujos de trabajo, gestión de casos y monetización en tiempo real.
- La plataforma es intuitiva, fácil de utilizar y navegar.
El principal beneficio del BPM de Creatio es la posibilidad de diseñar la interfaz sin código o la necesidad de saber programación. Creatio tiene una variedad de aplicaciones, plantillas, conectores y muchos más para usar y tener una gestión integral. También, permite la creación de informes y análisis para tener una visión completa y abarcativa.
Conclusión
Para concluir, el BPM es mucho más que una metodología; es un enfoque holístico para la gestión empresarial que busca optimizar cada aspecto y área de una organización. Al abordar los procesos como el núcleo de la operación, el BPM capacita a las empresas para alcanzar niveles más altos de eficiencia, agilidad y calidad, allanando el camino hacia el éxito en un entorno empresarial en constante evolución.
Es importante aplicar innovaciones tecnológicas para estar al día con las plataformas que ayudan a optimizar, automatizar y simplificar procesos empresariales.
